【讨论】过期的原始记录怎么处理？

我们的原始记录从开厂保存至今，已经装满几个柜子了。要怎么处理呢？

新版管理体系的标准将文件、记录等统一称为“信息”，分为“应保持的文件信息”和“应保留的文件信息”。“应保持的文件信息”是工作或活动的依据，“应保留的文件信息”是工作或活动的证据。“原始记录从开厂保存至今，已经装满几个柜子”，说明这些“信息”属于“应保留的文件信息”，属于“证据”。“证据”的管理的确要比“文件”的管理更严格，更复杂，你们采取了慎重处理的做法是值得肯定的。
　　“文件”过期就可以报废销毁。“证据”应该有“保存期”的规定，有的“证据”可能保存期很短，有的则要永久保存，甚至企业不存在了还需要保存。过期的“证据”销毁必须经授权人（相关主管领导）批准，有的“证据”销毁除了经授权的主管领导批准外，销毁的方法以及销毁时几个人在场，什么人在场都要有说法，都应该在“程序文件”中明确规定。保存期短的“记录”，例如计量器具周期检定记录，保存期两个检定周期期长就足够了，这种记录在《记录管理程序》中可以明确授权检定人员在保存期满可自行销毁。关键的、重要的、保密的记录的销毁需要规定由哪个领导批准，其中密级记录还需要规定销毁时的人员组成，必须同时在场才能销毁。因此，我认为你们现在应该起草或完善《记录管理程序》，然后才可以分门别类根据文件规定采取措施销毁“已经装满几个柜子”一部分（也许是大部分）记录。

过期销毁

原文由 en_liujingyu(en_liujingyu) 发表:
　　新版管理体系的标准将文件、记录等统一称为“信息”，分为“应保持的文件信息”和“应保留的文件信息”。“应保持的文件信息”是工作或活动的依据，“应保留的文件信息”是工作或活动的证据。“原始记录从开厂保存至今，已经装满几个柜子”，说明这些“信息”属于“应保留的文件信息”，属于“证据”。“证据”的管理的确要比“文件”的管理更严格，更复杂，你们采取了慎重处理的做法是值得肯定的。
　　“文件”过期就可以报废销毁。“证据”应该有“保存期”的规定，有的“证据”可能保存期很短，有的则要永久保存，甚至企业不存在了还需要保存。过期的“证据”销毁必须经授权人（相关主管领导）批准，有的“证据”销毁除了经授权的主管领导批准外，销毁的方法以及销毁时几个人在场，什么人在场都要有说法，都应该在“程序文件”中明确规定。保存期短的“记录”，例如计量器具周期检定记录，保存期两个检定周期期长就足够了，这种记录在《记录管理程序》中可以明确授权检定人员在保存期满可自行销毁。关键的、重要的、保密的记录的销毁需要规定由哪个领导批准，其中密级记录还需要规定销毁时的人员组成，必须同时在场才能销毁。因此，我认为你们现在应该起草或完善《记录管理程序》，然后才可以分门别类根据文件规定采取措施销毁“已经装满几个柜子”一部分（也许是大部分）记录。

谢谢分享！

不能当废纸卖掉吗？

原文由 m3221954(m3221954) 发表:
过期销毁

用什么方法销毁？

原文由 qianguiyun1(qianguiyun1) 发表:
用什么方法销毁？

　　销毁的方法主要还是在文件规定的监督人员、保管人员和销毁人员共同在场的条件下，粉碎、烧毁、做成纸浆回用再生等，不能当废纸卖掉，特别是有密级要求的严格禁止当废纸卖掉。

一般烧毁或粉碎

原文由 en_liujingyu(en_liujingyu) 发表:
　　销毁的方法主要还是在文件规定的监督人员、保管人员和销毁人员共同在场的条件下，粉碎、烧毁、做成纸浆回用再生等，不能当废纸卖掉，特别是有密级要求的严格禁止当废纸卖掉。

普通的原始记录应该不会那么麻烦

原文由 石头雨(baby073125) 发表:
一般烧毁或粉碎

嗯，一般是这样

粉碎或者焚烧如果有保留价值的话可以加盖作废留用章留存。